Rotinas de Melhoria Contínua

Já aqui vos defendi a adopção da prática rotineira de certos padrões de comportamento que, uma vez rotinados, se tornarão inconscientes e passarão a fazer parte da nossa cultura, sejamos nós um indivíduo ou uma organização. Esta é também a premissa do “Poder do Hábito” a que também já me referi.


Se queremos ser bons ao piano? Praticamos. Se queremos saltar alto? Praticamos. Se queremos melhorar? Praticamos uma determinada rotina, sob a orientação de um coach.


Um passo de cada vez, avançando não para uma zona distante de incerteza, mas para aquilo que podemos antever, ganhando confiança para o próximo passo.

A Metodologia

Mike Rother, no seu livro “Toyota Kata” propõe uma metodologia para avançarmos colectivamente e solidamente para um destino incerto: um passo de cada vez. E propõe também que os líderes devem fazê-lo ensinando a aprender e que o deverão fazer não debatendo as soluções mas incutindo esta prática.


A neurociência (e avançando já com um pedido de desculpas aos peritos) parece referir que todos estamos imbuídos de comportamentos que de alguma forma nos foram sendo impressos no nosso DNA como respostas defensivas a potenciais ameaças: recuamos imediatamente se ouvimos um ruído na borda de uma estrada, tacteamos no escuro….


A resistência à mudança, não é à mudança realmente, mas ao desconhecido. Como podemos então esperar que uma organização se empenhe num percurso cheio de incertezas; como podemos combater o instinto de defesa?


É de pequenos passos que se trata, mesmo quando são destinos ambiciosos que ambicionamos alcançar. Estes dois objectivos são apenas conciliáveis se os pequenos passos forem frequentes, muito frequentes: diários, de cada vez que se apresentar um desafio, qualquer que seja o grau…


Esta proposta é fascinante, porque não se limita à implementação de lean, não se “cola” a nenhuma técnica ou solução. É um método para aprender a encontrar as próprias soluções, a dar passos sólidos no sentido de um objectivo incerto, de forma segura e consistente. É fascinante porque promove o desenvolvimento das pessoas. E isso é-me especialmente caro…


1. O Destino

Antes de mais, o método actua simultaneamente na incerteza e na motivação, definindo a “situação futura”. O destino a largo prazo é formulado de forma a que o propósito seja clarificado e que da completa incerteza seja possível entrevê-lo.

O caminho é incerto mas se soubermos o destino, não só reduzimos a incerteza, como promovemos o foco e o alinhamento. Cada “problema” que se apresenta, é-o se constituir um obstáculo no caminho para esse destino. A solução é aquela que nos permitir avançar.


2. A situação Actual

Então, onde estamos, de que forma é profundo o conhecimento que temos da nossa situação actual? Estamos na posse dos factos? Fui ao gemba? Falei com quem lida com o problema diariamente? Sei como, quando, onde o problema surgiu? Sei que consequências arrasta, inclusive naquele que é o destino final, o Norte?


3. Definir o Próximo Objectivo

Sabemos onde queremos chegar, mas esse destino é longínquo e avassalador. A distância entre os dois faz-nos baixar os braços: o desafio é demasiado grande, não temos os meios, o conhecimento… Mas podemos baixar o olhar e focar-nos não no destino a largo prazo, mas no obstáculo que está mesmo à nossa frente. Podemos lidar com o problema em mãos.


4. Experimentar

Já ouvimos extensivamente falar do Método Científico. Conhecemos em profundidade o PDCA.


Sabemos que somos muito indisciplinados na fase de planeamento, mas pior, somos precipitados na implementação daquilo que julgamos ser a solução. A pressão de resolvermos um problema rapidamente, o receio de perder a face, admitindo a insegurança perante uma suposta solução ou a inibição de questionar sugestões de outros leva-nos vezes demais a investir erradamente.


Finalmente, nem sempre revimos os padrões para a novo e melhorado processo. Nem sempre tomamos as medidas necessárias à sustentação da solução, nestes momentos iniciais em que é particularmente frágil.


A Reflexão

Mais do que seguir os passos acima, o processo pede uma profunda reflexão: O que esperávamos obter em oposição ao que se verificou como resultado da experiência? Que concluímos então dessa diferença; em que medida este passo nos transportou para mais próximo do destino final e de que forma nos colocou em posição de dar mais um passo nesse sentido?


Numa palavra: O que aprendemos?





Outros recursos


Videos vários do M. Rother


Workshop Improvement Kata do M. Rother


Cursos Online pelo J Liker


Livro Toyota Kata de M. Rother


Livro de exercícios Toyota Kata de M. Rother





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Claudia Pargana Consultores lda | claudia.pargana@gemba.pt |+351 916877416

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